Controle de dados e informações

Sou uma pessoa que gosta muito de dados: estatísticas, números, listas imensas de dados sobre qualquer coisa, de esportes até geografia, história, populações, países...

Por outro lado, sei, claramente, e você saberá agora, que dados servem somente se puderem ser transformados em informações e estas puderam ser utilizadas.

Dados são números puros. Informações são dados transformados em algo que se pode usar.

Exemplo: O número de carros que entrou na oficina mecânica de um amigo meu nos últimos seis meses foram, de lá para cá: 20, 22, 30, 15, 12 e 10.

Estes são dados. Servem para algo? sozinhos não. Porém quando você os olha com mais atenção, percebe claramente que os dados formam uma sequência decrescente. O número de carros que entrou na oficina está diminuindo. Essa é uma informação, e agora os dados servem para algo: meu amigo vai estudar o porque da redução e agir!

Até aqui, bem fácil.

Você sabia que poucos negócios no Brasil tem dados sobre o que está acontecendo no seu dia-a-dia? Acredite: ainda menos transformam os dados que tem disponíveis em informações.

Se você tem dados e informações sobre seu negócio, muito bem. Se não, volte ao tópico sobre controle de negócios, e faça (vendas, fluxo de caixa, etc).

Como se acumulam e se guardam esses dados e informações? Três maneiras básicas, da mais "chique" à mais simples:

1. Em um pequeno software de administração de negócio (você encontra em boas livrarias e lojas de software). Nele você pode entrar diariamente com os dados e depois ele transforma os dados em listas ou mesmo gráficos, que viram informações para você.

2. Em planilhas de Excel. Você digita os dados principais de cada dia do negócio, e depois analisa as tendências para obter informações. É simples, você só precisa encarar o Excel, e verá que não é nehum bicho de sete cabeças.

3. Na mão, na ceneta mesmo. O mais simples, porém não menos eficaz: você marca suas vendas diárias, os saldos do banco, seus custos de cada dia, etc. Não tem nada de feio em fazer isto em um pedaço de papel e guardá-lo bem a cada dia. O que importa é seu controle e a geração de informações.

Controle e marque somente dados confirmados como corretos. Exemplo: Se você "acha" que seu saldo bancário está em R$5 mil, mas não viu o extrato via internet ou no próprio banco, então este não é um dado confiável para estar nas suas análises de fluxo de caixa.

Controle somente dados verídicos.

O que fazer com os dados? Revise-os e coloque aqueles que podem ser relacionados um com o outro juntos (exemplo, vendas com número de clientes que entraram na loja, ou o lucro, ou o dinheiro no banco e no caixa, etc).

A cada mês, no mínimo, pare para analisar o passado dos números e faça projeções para o futuro.
Se você controla sozinho seu negócio, faça à noite, uma vez por mês, depois que deixar seu negócio; mas faça.


Felipe